Een IT-contract afsluiten: 6 tips

Tegenwoordig gaat bijna elk bedrijf regelmatig IT-contracten aan. Denk aan licenties voor het gebruik van bepaalde software, contracten voor de ontwikkeling van een maatwerkapplicatie of voor de ontwikkeling van een webshop. Een bedrijf is vaak sterk afhankelijk van het functioneren van de software, app of webshop, terwijl de ontwikkeling of licentie vaak aanzienlijke kosten met zich meebrengt.

Daarom is het van cruciaal belang om de inhoud van de contracten die worden getekend zorgvuldig te bekijken. Wat moet er precies geleverd worden, op welk moment en tegen welke prijs? En hoe zit het met beveiliging, mogelijke onderbrekingen en softwareonderhoud? In deze blog geeft Valerie Lipman zes tips voor het afsluiten van een IT-contract.

Tip 1: Zorg dat het duidelijk is aan welke eisen de software moet voldoen

Eerst en vooral is het essentieel om duidelijk te documenteren wat er geleverd zal worden. Hoewel dit voor de hand lijkt te liggen, is het niet altijd even eenvoudig bij IT-contracten. Welke functionaliteiten moet de software bijvoorbeeld hebben?

Standaard- vs. maatwerksoftware

Bij contracten over standaardsoftware kan dit vooraf duidelijk worden vastgelegd. Bij contracten voor maatwerksoftware ligt dit vaak anders. Het is niet altijd vooraf duidelijk wat er mogelijk is en welke functionaliteiten wel of niet ontwikkeld kunnen worden. In dergelijke situaties worden vaak agile methoden gebruikt, waarbij verschillende sprints bepalen hoe de software eruit komt te zien.

Op deze manier worden de werkelijke mogelijkheden pas duidelijk nadat de overeenkomst is gesloten en de ontwikkeling is gestart. Toch kunnen bepaalde minimumeisen van tevoren worden vastgesteld.

Daarnaast is het belangrijk om tussentijdse evaluaties af te spreken, zodat er tijdig kan worden bijgestuurd als de ontwikkeling de verkeerde kant op lijkt te gaan.

Inspanningsverplichting

IT-contracten leggen de IT-leverancier meestal een inspanningsverplichting op in plaats van een resultaatsverplichting. Dit betekent dat de IT-leverancier niet verplicht is om een specifiek resultaat te leveren, maar dat hij inspanningen moet leveren om een bepaald resultaat te bereiken.

Hoewel dit begrijpelijk is vanuit het perspectief van de IT-leverancier, kan de klant de voorkeur geven aan een inspanningsverplichting om een bepaald resultaat te bereiken. Als er een inspanningsverplichting wordt afgesproken, is het cruciaal voor de klant om de opties te onderzoeken voor het geval de ontwikkeling niet verloopt zoals gewenst. Kan de overeenkomst bijvoorbeeld tijdens het proces worden beëindigd? En hoe zit het met de kosten die al gemaakt zijn?

Tip 2: Maak duidelijke afspraken over de kosten

Een veel voorkomend discussiepunt tijdens de ontwikkeling van software zijn de bijbehorende kosten. Deze discussie hangt nauw samen met wat er precies wordt ontwikkeld. Als het vooraf niet duidelijk is, kunnen de mogelijke kosten ook onzeker blijven.

Als het niet mogelijk is om vooraf overeenstemming te bereiken over de definitieve kosten, is het raadzaam om met tussentijdse budgetten te werken en ervoor te zorgen dat de kosten zoveel mogelijk op elkaar zijn afgestemd voordat het werk begint.

Ook moet worden bepaald wat de gevolgen zijn als de partijen geen overeenstemming bereiken over de verdere kosten. Mag de klant bijvoorbeeld een andere partij inschakelen om de ontwikkeling voort te zetten?

Tip 3: Controleer of er een leveringsdatum is afgesproken en wat de gevolgen zijn als die niet wordt gehaald.

IT-contracten bevatten vaak een specifieke tijdslijn voor wanneer de software klaar moet zijn voor gebruik. Als er alleen een tijdlijn met een Go Live-datum wordt genoemd, is dit niet noodzakelijkerwijs een strikte deadline. Dit betekent dat als deze datum niet wordt gehaald, de IT-leverancier een extra periode moet krijgen om de software te leveren volgens de overeengekomen voorwaarden.

Alleen als de IT-leverancier dan nog steeds geen werkend product levert, kan de overeenkomst mogelijk worden ontbonden of een schadeclaim worden ingediend. Daarom is het cruciaal om duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van het niet halen van een bepaalde levertermijn.

Tip 4: Bepaal het eigendom van intellectuele eigendomsrechten

De broncode of het visuele ontwerp van software kan worden beschermd door auteursrechten. Auteursrechten behoren meestal toe aan de maker van een werk, wat in dit geval de IT-leverancier zou zijn.

Als er geen afspraken worden gemaakt over de overdracht van auteursrechten, blijft de IT-leverancier de auteursrechthebbende. Dit betekent bijvoorbeeld dat de software niet verder ontwikkeld kan worden zonder toestemming van de IT-leverancier.

Bovendien kan de IT-leverancier de gebruiksrechten van de software van de klant beëindigen.

Tip 5: Controleer wie verantwoordelijk is voor beveiliging, onderhoud en back-ups

Gezien de vertrouwelijkheid van veel bedrijfsgegevens is de beveiliging van de software cruciaal. Het is essentieel om in IT-contracten aan te geven wie verantwoordelijk is voor beveiligingsmaatregelen en taken zoals het maken van back-ups.

Als dit niet duidelijk is vastgelegd, rijst de vraag wie aansprakelijk is als bedrijfsgegevens verloren gaan of worden blootgesteld. In deze context zijn afspraken over onderhoud ook essentieel. Is dit de verantwoordelijkheid van de IT-leverancier of heeft de klant een verplichting om updates uit te voeren? En binnen welke tijd moet een IT-leverancier reageren als er een storing is?

Tip 6: Controleer de contractduur en verplichtingen bij beëindiging

Contracten voor de ontwikkeling van maatwerksoftware lopen vaak ten minste door totdat de software wordt opgeleverd. Maar wanneer een licentie wordt verleend voor het gebruik van software, kan de IT-leverancier het recht hebben om deze licentie na een bepaalde periode of onder specifieke omstandigheden te beëindigen. Dit kan problemen opleveren als een bedrijf sterk vertrouwt op specifieke software, vooral als de software de basis vormt voor andere systemen.

Geen automatische verlenging

Als de overeenkomst bijvoorbeeld een looptijd van een jaar heeft met een mogelijkheid tot verlenging, kan er niet van worden uitgegaan dat deze verlenging automatisch zal plaatsvinden. In ieder geval is het belangrijk om uit te zoeken welke periode nodig is om over te stappen naar een andere IT-leverancier en hiervoor een voldoende lange opzegtermijn af te spreken.

Gevolgen na beëindiging van het contract

Denk vervolgens na over de gevolgen van het beëindigen van het contract. Een softwareapplicatie slaat vaak een grote hoeveelheid gegevens op. Het is over het algemeen belangrijk om toegang tot deze gegevens te behouden wanneer je overstapt naar een ander systeem.

Bovendien brengt de overstap naar een ander systeem meestal veel werk met zich mee. Daarom is het essentieel om in het IT-contract afspraken op te nemen over de verplichtingen van beide partijen tijdens een exit en de migratie naar een ander systeem. Het kan nodig zijn om de hulp van de IT-leverancier in te roepen bij dit proces.

Sta je op het punt om een IT-contract af te sluiten? Wij helpen je graag om te bepalen of jouw belangen voldoende zijn gewaarborgd. Of, als je al een contract hebt afgesloten en je wilt weten wat je rechten zijn, dan zijn we er om je te adviseren. Neem dan contact op met Valerie Lipman, advocaat commerciële contracten, IT en IE bij Poelmann van den Broek advocaten.