Wijcontrolerenjedata.nl: Algoritmen voor administratieve analyse

Elke drieënhalve minuut kan er een fout in je bedrijfsadministratie sluipen. De bedrijfsadministratie is gevoelig voor menselijke fouten: verkeerde soorten aangiften, dubbele facturen en onjuiste btw-codes, om maar een paar valkuilen te noemen. Met hun intelligente algoritmes helpen oprichters Dirk Westra van Holthe, Mischa Masthoff en partner Thomas Offerman van wijcontrolerenjedata.nl (In het Engels: 'we check your data') bedrijven om dergelijke fouten in een vroeg stadium op te sporen. Elimineer onnodige boekhoudrisico's door fouten op tijd te ontdekken.

Voordat zij wijcontrolerenjedata.nl startten, werkten Mischa en Dirk in de (financiële) administratie. Ze zagen dat afdelingen volledig vertrouwden op geavanceerde modellen en dashboards. Maar als er fouten in de data zitten, kun je ook niet vertrouwen op de inzichten. Ze zagen ook dat administratieve slordigheden leidden tot onnodige kosten, piekbelasting en foutieve managementinformatie. Ze zagen een kans.

"Financiële gegevens zitten vaak vol met fouten. Als je geluk hebt, worden deze fouten ontdekt en op een lijst gezet van dingen die je moet herstellen. Maar vaak stopt het proces daar. De fouten blijven gewoon zitten", zegt Mischa. Dezelfde fouten sluipen de volgende maand weer in je administratie. Wijcontrolerenjedata.nl scant records op fouten en risico's en helpt organisaties bij het vinden, herstellen en voorkomen van fouten.

Multifunctioneel platform

Mischa en Dirk zien dat klanten hun platform op verschillende manieren gebruiken, voor een eenmalige analyse of een paar analyses per jaar. Ze hebben ook klanten die het platform gebruiken om continu hun financiële administratie te controleren. Bijvoorbeeld om te controleren op dubbele facturen in het systeem en dubbele betalingen te voorkomen.

Hoe werkt het wijcontrolerenjedata.nl platform? Mischa en Dirk: "We beginnen met het ophalen van klantgegevens via een beveiligde, volledig GDPR-conforme verbinding. We kunnen verbinding maken met hun bronsysteem of datawarehouse of de gegevens exporteren uit het systeem. Onze algoritmes detecteren vervolgens fouten en risico's in je administratie. We kunnen het dagelijks, wekelijks of jaarlijks uitvoeren. Eigenlijk op elk moment."

Ze vervolgen: "Na de analyse verschijnen alle fouten en risico's in een vervolgkeuzelijst. Via een workflow leggen we van elke fout of risico vast wie wat heeft gedaan en wanneer de fout of het risico is opgelost. Uiteindelijk helpt dit alles ons om structurele verbeteringen aan te brengen in de financiële administratie. Als je continu controleert op fouten, ontdek je patronen, waardoor je deze fouten in de toekomst kunt voorkomen."

Voorspellend model met eigen AI model

Bij wijcontrolerenjedata.nl werken ze al met AI voordat tools als ChatGPT werden geïntroduceerd. "Het was gaaf om te kunnen laten zien dat we al heel lang met AI werken", zegt Dirk. "We zien dat veel van de huidige taalmodellen te generiek zijn. Neem bijvoorbeeld een boekingstekst. Je hebt 80 tekens om je verhaal te vertellen. Dat zijn veel afkortingen. Veel AI-tools kunnen daar niet goed mee omgaan."

Daarom werkt wijcontrolerenjedata.nl hard aan het verbeteren van het eigen AI-model. Zij trainen hun model met boekingsteksten (uiteraard met expliciete toestemming van de betreffende klanten). Mischa: "We hebben meer dan 100.000 boekingsteksten handmatig gelabeld om ons model te trainen, inclusief woorden, data, locaties en nog veel meer."

Hun inspanningen leveren al geweldige resultaten op. Ze gebruiken bijvoorbeeld de resultaten van hun taalmodel om tijdsperiodes te berekenen. Dirk legt uit: "Stel je hebt twee facturen. Op de eerste factuur staat: 'Activiteiten De Vries week 1 t/m week 4'. Op de tweede factuur staat: 'Activiteiten De Vries week 3 t/m week 5'. Je zou dan twee keer betalen voor een deel van het werk, namelijk week 3 en 4. Je huidige boekhoudsoftware zal deze fout nooit vinden. Het is extreem complex om de software de inhoud van een invoertekst te laten begrijpen."

In de gegevens die wijcontrolerenjedata.nl handmatig tagde, vonden ze bijvoorbeeld 1.848 verschillende manieren om een datum te noteren. Sterretjes, streepjes, ze zagen het allemaal. En hoe zit het met verzonnen woorden als 'augseptoctober'? Zodra je taalmodel een datum begrijpt, kun je automatisch tijdsperioden vergelijken. "Het is een enorm waardevolle toepassing voor veel analyses."

Verbeteren is leren

Op 27 mei 2024, tijdens het Business Angel Network Nijmegen (BANN), was wijcontrolerenjedata.nl een van de start-ups die hun verhaal pitchten. "Ter voorbereiding op BANN hebben we ons 'verhaal' flink verbeterd", legt Mischa uit. "Voor ondernemers is het gebruikelijk om blinde vlekken in je verhaal te hebben; sommige dingen zijn logisch voor jou, maar niet voor een buitenstaander. Daarom zijn we teruggegaan naar de kern: wat doen we precies en hoe helpen we onze klanten? Via Briskr, die alles perfect regelde, kwamen we in contact met verschillende experts en investeerders. En BANN gaf ons veel waardevolle feedback. Ons product is goed, maar er is nog ruimte voor verbetering in onze verkoopstrategie. Hoewel er geen investering werd gedaan, besloten we zelf onze verkoopstrategie te verbeteren. Alleen al dit inzicht maakte het BANN-traject van onschatbare waarde!"

Tijd voor actie!

Wat is het belangrijkste voor Dirk en Mischa? Een cool bedrijf hebben met leuke klanten! En ze zijn goed op weg. Maar de mannen willen ook benadrukken dat ze moeten focussen op bekendheid: "We zitten in een niche die veel mensen nog niet kennen. We hebben ontdekt dat er elke drieënhalve minuut een fout in de financiële administratie sluipt. Het is als een lekkende kraan. Vergissen is menselijk, maar dingen lopen uit de hand als je ze laat liggen en er niets aan doet. Dus laat je financiële administratie controleren. Liever vandaag dan morgen. De gevolgen zijn groter dan je denkt."